Jak zorganizować miejsce pracy metodą 5S?

Bałagan szkodzi zdrowiu i powoduje stres przez ciągłe szukanie potrzebnych rzeczy. Dlatego warto dbać o to, aby zwłaszcza miejsce pracy było uporządkowane i dobrze zorganizowane. Jeśli szukają Państwo w internecie różnych technik i metod sprzątania, znajdą Państwo ich naprawdę wiele, a szczególnie dużo stron poświęconych popularnej w ostatnich latach metodzie Marie Kondo. Prawdopodobnie wielu z Państwa już ją zna, ale czy słyszeli Państwo kiedyś o japońskiej metodzie 5S?

Metoda 5S - co to jest?

Metoda 5S została opracowana w 1960 roku przez Japończyka i kierownika produkcji Taiichiego Ohno, który w tamtym czasie pracował w Toyota. To właśnie tam została wdrożona po raz pierwszy. Ohno dążył do bardziej higienicznych, wydajnych i uporządkowanych procesów pracy. Należało ograniczyć wszelkie marnotrawstwo w miejscu pracy i stale doskonalić procesy robocze. Metoda 5S obejmuje następujące 5 kroków:

• Seiri - selekcja

• Seiton - systematyka

• Seiso - sprzątanie

• Seiketsu - standaryzacja

• Shitsuke - samodyscyplina

Kiedy metoda 5S ma sens

Model 5S jest bardzo pragmatyczny i można go wykorzystać jako element budowania zespołu, ponieważ stanowi dobrą podstawę do akceptacji zmian i trwałych usprawnień.

Selekcja (Seiri) – sortowanie

Zanim powstanie coś nowego, trzeba przełamać dotychczasowe struktury, dlatego w fazie selekcji firma powinna najpierw zastanowić się, co jest potrzebne, a co zbędne. Wszystkie elementy, takie jak wspólne archiwa, półki, schowki czy skrzynki w salach konferencyjnych, które nie są regularnie potrzebne do codziennej pracy, należy usunąć, aby nie zajmowały niepotrzebnie miejsca. W ten sposób pozbywają się Państwo zbędnego balastu.

Systematyka (Seiton) – porządkowanie

W drugiej fazie modelu chodzi o sensowne uporządkowanie i rozmieszczenie narzędzi lub systemów przechowywania w biurze. Należy przy tym zadbać o to, aby unikać długich dojść. Niezależnie od tego, czy chodzi o warsztat, czy o biuro. Proszę unikać uciążliwych długich tras oraz czasu traconego na szukanie. Systemy składowania i regały, takie jak regały wtykowe lub regały biurowe mogą być tutaj bardzo pomocne. Warto też organizować przestrzeń według częstotliwości użycia.

Przykład: Proszę zastanowić się, co jest potrzebne w sali konferencyjnej. Ekspres do kawy to zazwyczaj dobry pomysł, aby podczas spotkania móc zaproponować gościom coś do picia. Do tego celu świetnie nadają się na przykład eleganckie regały metalowe od Master Rax. Są nie tylko stabilne i estetyczne, ale wytrzymują także obciążenie do 180 kilogramów i łatwo je utrzymać w czystości.

Sprzątanie (Seiso) – czyszczenie miejsca pracy i utrzymanie czystości

Po pozbyciu się zbędnych rzeczy i uporządkowaniu wyposażenia należy, niezależnie od tego, czy chodzi o biuro, czy produkcję, wyczyścić starsze elementy. Służy to również kontroli narzędzi pracy. Dotyczy to na przykład narzędzi roboczych lub maszyn, ale także starszych systemów składowania, takich jak regały magazynowe i przemysłowe. Po czyszczeniu należy również zadbać o to, aby wszystkie elementy pozostały czyste i uporządkowane. Nawet nowe rzeczy z czasem się zużywają i stają się mniej przydatne. Warto więc wyznaczyć osobę odpowiedzialną, która będzie regularnie sprawdzać na przykład narzędzia lub materiały biurowe, skrzynki w szafach czy na regałach magazynowych.

Standaryzacja (Seiketsu) – wprowadzenie stałych zasad organizacji

Jak wspomniano już w poprzednim punkcie, ważne jest wprowadzenie zasad, list kontrolnych i osób odpowiedzialnych, aby utrzymać porządek. My, ludzie, jesteśmy przyzwyczajeni do rutyny, a porzucenie dawnych nawyków i zachowań jest trudne i wymaga czasu. Właśnie dlatego takie działania są pomocne. Proszę zawsze pamiętać: wszystko ma swoje stałe miejsce, a to, co go nie ma, powinno zostać usunięte. W kontrolowaniu standardów pomagają checklisty lub programy komputerowe.

Zwłaszcza gdy w zespole pracuje kilka osób, zasady są niezbędne. Każdy odpowiada za określoną część obowiązków.

Przykład: W biurze można ustalić, że wszystkie segregatory z fakturami stoją na ocynkowanym regale metalowym, a wszystkie pozostałe ważne dokumenty, takie jak dokumenty dotyczące współpracy, dane klientów itp., znajdują się na niebieskim regale metalowym. W warsztacie trudne i nieporęczne przedmioty można przechowywać na dużym mocnym regale metalowym, a mniejsze narzędzia w regale ciężkim RIVET .

Może się również zdarzyć, że z czasem zauważą Państwo potrzebę optymalizacji niektórych wytycznych, ponieważ sytuacja uległa zmianie.

Samodyscyplina (Shitsuke) – przestrzeganie i doskonalenie wszystkich zasad

Samodyscyplina jest niezbędna, aby utrzymać porządek. Każda osoba w zespole powinna stale pracować nad sobą, ćwiczyć i starać się przestrzegać ustalonych standardów na podstawie list kontrolnych.

Czy są już Państwo zmotywowani, aby wdrożyć metodę 5S w swojej firmie? Proszę skorzystać z okazji i zajrzeć do naszego wiosennego outletu. Czekają tam na Państwa atrakcyjne oferty. W razie dodatkowych pytań nasz dział obsługi klienta chętnie służy pomocą. Jeśli chcą Państwo skorzystać z doradztwa, wystarczy zostawić swoje dane kontaktowe, a chętnie się z Państwem skontaktujemy.

Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się o nas więcej, mogą nas również obserwować na Instagramie, Facebooku, LinkedIn oraz / lub Xing.

Cieszymy się na kontakt z Państwem!