Jak pracować wygodniej i wydajniej z regałami metalowymi

Luźne kartki leżą na biurku, dokumenty piętrzą się na półce, a przybory biurowe są porozrzucane wszędzie. Gdy sięgasz po pierwszy lepszy długopis, żeby szybko coś zanotować, okazuje się, że nie pisze, a gdzie właściwie są karteczki Post-it, kiedy akurat są potrzebne? CHAOS w biurze. A przecież czyste, uporządkowane biuro jest tak ważne. To wizytówka Twojej firmy. W gorszej sytuacji są małe biura, gdzie bałagan widać szybciej i wyraźniej, ale niezależnie od tego, czy jest to open space, czy mały prywatny gabinet, biuro jest jak przestrzenna wizytówka i wiele mówi o Tobie oraz Twoim stylu pracy. Chaos komunikuje szefowi, managerowi, partnerowi biznesowemu lub klientowi brak rzetelności i kompetencji, a także nie buduje zaufania. Wpływa również na produktywność, ponieważ zależy ona od ogólnej atmosfery w biurze. Ciągłe szukanie ważnych dokumentów, akcesoriów lub innych rzeczy utrudnia sprawną współpracę z kolegami i koleżankami z zespołu, a do tego zabiera cenny czas, co szybko prowadzi do frustracji. Chcemy dać Ci 8 cennych wskazówek, jak z pomocą systemów regałowych Master Raxn wprowadzić porządek do biura.

• Segregowanie i wyrzucanie. Stare rzeczy, takie jak dokumenty i materiały, które nie są już potrzebne, a także inne artykuły biurowe, warto posegregować i wyrzucić, aby zrobić miejsce. Pomocne jest tu pytanie: jak długo dane materiały nie były używane i czy naprawdę są jeszcze potrzebne?

• Wyznacz stałe miejsca. Dokumentom roboczym i akcesoriom warto przypisać stałe miejsca w regałach metalowych . Jeśli czegoś użyjesz, odłóż to dokładnie tam, gdzie jego miejsce, aby utrzymać porządek.

• Stwórz system archiwizacji. Przemyślane systemy przechowywania pomagają szybko odnaleźć ważne dokumenty i materiały. Można to osiągnąć za pomocą segregatorów w różnych kolorach oraz przekładek w segregatorach. W pracy zespołowej warto też zadbać o to, aby sposób organizacji był łatwy do rozpoznania i kontynuowania przez innych współpracowników.

• Korzystaj z segregatorów i regałów archiwalnych. Segregatory lub inne notatki aktowe nie muszą stać na biurku — można je przechowywać w systemie archiwizacji na regałach na segregatory .

• Porządkuj po użyciu. Niektóre rzeczy są potrzebne częściej niż inne, dlatego warto układać je według częstotliwości użycia. Przedmioty, z których korzystasz najczęściej, powinny oczywiście znajdować się blisko i być łatwo dostępne. Odpowiedni system organizacji bardzo w tym pomaga.

• Cyfrowe Post-it do krótkich notatek. Aby ograniczyć ilość papieru i zrobić coś dobrego dla środowiska, krótkich notatek nie warto zapisywać na dużej czystej kartce ani na karteczce Post-it, lecz je zdigitalizować. Microsoft Office oferuje możliwość zapisywania notatek na cyfrowych karteczkach Post-it. Działają tak samo jak tradycyjne, tylko nie przyklejają się do monitora, lecz można je znaleźć na pulpicie. Zasadniczo warto digitalizować jak najwięcej i w ten sposób oszczędzać miejsce.

• Zasada 2 minut. Aby uniknąć dużych stosów spraw do odłożenia, warto pracować zgodnie z zasadą 2 minut. Wszystko, co można zrobić w ciągu 2 minut lub w krótkim czasie, najlepiej wykonać od razu.

• Twórz checklisty. Checklisty pomagają skutecznie zabrać się za porządkowanie. Ludzie są istotami przyzwyczajeń, ale dopóki nie przyzwyczaimy się do nowego sposobu pracy, checklisty pomagają nam zautomatyzować kolejne kroki.

• Motywacja mentalna. Co najważniejsze: porządek i czystość zaczynają się w głowie. Nastawienie mentalne odgrywa tu dużą rolę. Możesz na przykład wydrukować zdjęcie swojego idealnego miejsca pracy i powiesić je w pobliżu jako motywację.

Jednak nie tylko porządek w biurze ma decydujący wpływ na pozytywną atmosferę. Kluczową rolę odgrywa także wyposażenie z odpowiednimi regałami do biura, a także ich układ i kolory. Warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Należy zapewnić sobie wystarczającą swobodę ruchu. Jeśli biurko stoi z jednej strony przy ścianie, łatwo o to, by z drugiej strony zastawić się aktami i segregatorami. Najlepiej, gdy biurko stoi wolnostojąco.

• Warto stworzyć krótkie i wygodne dojścia do najważniejszych rzeczy używanych na co dzień. W lepszej sytuacji jest tu właściciel małego biura — odległości są po prostu krótsze. Jednak, jak już wcześniej wspomniano, należy zadbać o to, aby najważniejsze rzeczy, z których korzysta się najczęściej, znajdowały się blisko.

• Należy zadbać o przyjemne warunki oświetleniowe. Ciemne, ciężkie regały lub zamknięte drewniane szafy ograniczają przepływ światła. Aby tego uniknąć, warto stosować lekkie regały metalowe . W Master Rax znajdziesz nawet regały archiwalne i regały na segregatory w delikatnych, kolorowych wariantach.

• Warto mieć możliwość zmiany pozycji ciała, np. dzięki stanowisku do pracy na stojąco. Regały biurowe od Master Rax są nie tylko nowoczesne, eleganckie i dekoracyjne, ale dzięki możliwości indywidualnego montażu półek na wybranej wysokości pozwalają wykorzystać regał również jako stół do pracy na stojąco.

Nowoczesny corporate design, na przykład w stylu industrialnym, to podstawa. Jest otwarty i pełen światła, a przy tym kojarzy się z innowacyjnym, świeżym i kreatywnym myśleniem. Wpływa podświadomie nie tylko na partnerów biznesowych i klientów, ale także na własny styl pracy oraz pracę współpracowników. W Master Rax otrzymasz regał metalowy, który optymalnie wykorzysta przestrzeń w Twoich pomieszczeniach i uwzględni Twoje możliwości oraz indywidualne wymagania. Nasze regały pomagają utrzymać porządek i tym samym wspierają Twój sukces. Przekonaj się sam!

Spodobał Ci się ten artykuł? Zajrzyj także do naszego wpisu na blogu „ Lepsza organizacja miejsca pracy dzięki metodzie 5S” lub „5 wskazówek, jak stworzyć komfortowe home office”. Znajdziesz tam więcej porad, jak zorganizować swoje miejsce pracy lub uczynić domowe biuro bardziej komfortowym.

Chcesz dowiedzieć się o nas więcej? Możesz obserwować nas także na Instagramie, Facebooku, LinkedIn i / lub Xing .