Trabaja mejor y gana productividad con estanterías metálicas

Hojas sueltas sobre la mesa, documentos apilados en la bandeja y material de oficina desperdigado por todas partes. Coges el primer bolígrafo que encuentras para apuntar algo rápido, pero no escribe, y ¿dónde están los Post-it cuando de verdad hacen falta? CAOS en la oficina. Y, sin embargo, una oficina limpia y ordenada es fundamental. Es la carta de presentación de su empresa. En este sentido, las oficinas pequeñas salen perdiendo, porque el desorden se nota antes y más fácilmente, pero da igual si se trata de una oficina diáfana o de un pequeño despacho privado: la oficina es como una tarjeta de visita física y dice mucho de usted y de su forma de trabajar. El caos transmite al jefe, al directivo, al socio comercial o al cliente una imagen de poca fiabilidad e incompetencia, y no genera confianza. También afecta a la productividad, ya que esta depende del ambiente general en la oficina. Si se pierde tiempo buscando documentos importantes, utensilios u otras cosas, no se puede trabajar realmente de forma coordinada con los compañeros y se malgasta un tiempo valioso, lo que genera frustración rápidamente. Queremos darle 8 consejos muy útiles para poner orden en su oficina con ayuda de los sistemas de estanterías de Master Raxn.

• Clasificar y tirar. Los objetos antiguos, como documentos y papeles que ya no se necesitan, así como otro material de oficina, deben clasificarse y desecharse para liberar espacio. Aquí ayuda hacerse esta pregunta: ¿cuánto tiempo hace que no se usan esos materiales y realmente se necesitan?

• Asignar lugares fijos. Conviene asignar lugares fijos a la documentación y a los utensilios en estanterías metálicas . Cuando se utiliza algo, debe volver a colocarse exactamente en su sitio para mantener el orden.

• Crear sistemas de archivo. Los sistemas de archivo bien pensados ayudan a localizar rápidamente documentos y papeles importantes. Esto puede lograrse con ayuda de archivadores de distintos colores y separadores dentro de los archivadores. Cuando se trabaja en equipo, también debe tenerse en cuenta que el sistema de organización sea fácil de identificar y continuar por parte de otros compañeros.

• Utilizar archivadores y estanterías de archivo. Los archivadores u otras notas de documentos no tienen por qué estar sobre el escritorio; también pueden colocarse con un sistema de archivo en estanterías para archivadores .

• Ordenar después de usar. Algunas cosas se usan más a menudo que otras, por eso conviene organizarlas según su frecuencia de uso. Las cosas que se utilizan con más frecuencia deben estar cerca y ser de fácil acceso. Un sistema de organización adecuado ayuda mucho en este sentido.

• Post-it digitales para notas breves. Para evitar mucho papel y además hacer algo por el medio ambiente, las notas breves no deberían escribirse en una hoja grande y limpia o en un Post-it, sino digitalizarse. Microsoft Office ofrece la posibilidad de escribir notas en Post-it digitales. Funcionan igual que los normales, solo que no se pegan a la pantalla, sino que se encuentran en el escritorio. En general, ayuda digitalizar todo lo posible para ahorrar espacio.

• Regla de los 2 minutos. Para evitar grandes acumulaciones de tareas o papeles, conviene trabajar siguiendo la regla de los 2 minutos. Todo lo que pueda hacerse en 2 minutos o en poco tiempo debería abordarse primero.

• Crear listas de comprobación. Las listas de comprobación ayudan a empezar a poner orden. Las personas somos animales de costumbres, pero mientras todavía no nos hayamos acostumbrado al nuevo modo de trabajar, las listas nos ayudan a automatizar los pasos.

• Motivación mental. Y, sobre todo, algo muy importante: el orden y la limpieza empiezan en la mente. La actitud mental desempeña aquí un papel muy importante. Por ejemplo, puede imprimir una imagen de su lugar de trabajo perfecto y colgarla cerca como motivación.

Pero no solo el orden en la oficina es decisivo para crear un ambiente positivo; también el mobiliario con las estanterías para oficina adecuadas, así como la distribución y los colores, desempeñan un papel clave. Para ello, conviene tener en cuenta los siguientes puntos:

• Debe haber suficiente libertad de movimiento. Si la mesa está pegada a una pared por un lado, se corre rápidamente el riesgo de llenar el otro lado con carpetas y archivadores. Lo ideal es que el escritorio esté exento.

• Conviene crear recorridos cortos y cómodos hacia los elementos más importantes de uso diario. Aquí tiene ventaja el propietario de una oficina pequeña. En general, las distancias son más cortas. Pero, como ya se ha mencionado antes en el texto, hay que procurar que las cosas más importantes y de uso frecuente estén cerca.

• Conviene crear unas condiciones de luz agradables. Las estanterías oscuras y pesadas o los armarios cerrados de madera restan paso a la luz. Para evitarlo, deberían utilizarse estanterías metálicas ligeras. En Master Rax incluso encontrará estanterías de archivo y estanterías para archivadores en suaves colores.

• Conviene tener la posibilidad de cambiar de postura corporal, por ejemplo, mediante un puesto de trabajo de pie. Las estanterías de oficina de Master Rax no solo son súper modernas, elegantes y decorativas, sino que la colocación individual de los estantes a la altura deseada permite utilizar la estantería también como mesa alta.

Un diseño corporativo moderno, por ejemplo de estilo industrial, es fundamental. Es abierto, luminoso y transmite una forma de pensar innovadora, fresca y creativa. Además, influye de forma inconsciente no solo en los socios comerciales y los clientes, sino también en la propia forma de trabajar y en la de los compañeros. En Master Rax encontrará una estantería metálica que aprovecha al máximo el espacio de sus instalaciones y tiene en cuenta sus posibilidades y necesidades individuales. Nuestras estanterías crean orden y, de este modo, respaldan su éxito. ¡Compruébelo usted mismo!

¿Le ha gustado este artículo? Entonces eche también un vistazo a nuestra entrada del blog " Mejor organización en el puesto de trabajo con el método 5S" o a "5 consejos para un home office más cómodo". Allí encontrará más consejos sobre cómo organizar su puesto de trabajo o cómo hacer su oficina en casa más cómoda.

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