Cómo organizar tu espacio de trabajo con el método 5S

El desorden es malo para la salud y, por la búsqueda constante de cosas, genera estrés. Por eso conviene mantener ordenado y organizado, sobre todo, el espacio de trabajo. Si busca en Internet distintas técnicas y métodos para ordenar, encontrará muchísimas opciones y, especialmente, muchas páginas sobre el método Marie Kondo, que se convirtió en tendencia el año pasado. Probablemente muchos de ustedes ya lo conozcan, pero ¿habían oído hablar alguna vez del método japonés de las 5S?

Método 5S: ¿qué es?

El método 5S fue desarrollado en 1960 por el japonés y director de producción Taiichi Ohno, que por aquel entonces trabajaba en Toyota. Allí fue donde se implantó por primera vez. Ohno buscaba procesos de trabajo más higiénicos, eficientes y ordenados. Había que reducir cualquier tipo de desperdicio en el puesto de trabajo y mejorar continuamente los procesos. El método 5S consta de estos 5 pasos:

• Seiri - Clasificación

• Seiton - Orden

• Seiso - Limpieza

• Seiketsu - Estandarización

• Shitsuke - Disciplina

Cuándo tiene sentido aplicar el método 5S

El modelo 5S es muy pragmático y puede utilizarse como actividad de team building, ya que proporciona una buena base para la aceptación y para mejoras sostenibles.

Clasificación (Seiri) – separar lo necesario de lo innecesario

Antes de que pueda surgir algo nuevo, hay que romper las estructuras existentes. Por eso, en la fase de clasificación, la empresa debe plantearse primero qué es necesario y qué no lo es. Todos los elementos, como archivos compartidos, bandejas o cajas en salas de reuniones, que no se necesiten de forma habitual para el trabajo diario, deben retirarse para no ocupar espacio innecesario. Así se libera de carga innecesaria.

Orden (Seiton) – organizar el espacio

En la segunda fase del modelo, se trata de estructurar y colocar de forma lógica las herramientas o los sistemas de archivo en la oficina. Aquí debe prestarse atención a evitar desplazamientos largos. Da igual si es en el taller o en la oficina. Evite recorridos innecesarios o tiempos de búsqueda. Los sistemas de archivo y las estanterías como las estanterías modulares o las estanterías de oficina pueden resultarle muy útiles. Organice también según la frecuencia de uso.

Ejemplo: piense qué se necesita en una sala de reuniones. La cafetera suele ser una buena idea para poder ofrecer algo de beber a sus invitados durante la reunión. Para ello, por ejemplo, son ideales las elegantes estanterías metálicas de Master Rax. No solo son resistentes y atractivas, sino que además soportan hasta 180 kilos y son fáciles de limpiar.

Limpieza (Seiso) – limpiar o mantener limpio el puesto de trabajo

Después de vaciar y sistematizar los objetos, tanto en la oficina como en producción, deben limpiarse los elementos antiguos. Esto sirve para revisar los medios de trabajo. Por ejemplo, herramientas o máquinas, pero también sistemas de archivo antiguos como estanterías de almacén y estanterías industriales. Después de la limpieza, también hay que procurar que los elementos se mantengan limpios y ordenados. Porque incluso lo nuevo acaba envejeciendo y dejando de ser útil. En este punto sería conveniente designar a una persona responsable que revise con regularidad, por ejemplo, las herramientas o el material de oficina, las cajas en los armarios o en las estanterías de almacén.

Estandarización (Seiketsu) – convertir el orden en una norma

Como ya se ha mencionado en el punto anterior, es importante implantar normas, listas y personas responsables para que el orden se mantenga. Las personas somos animales de costumbres y dejar atrás viejos hábitos, comportamientos o rutinas es difícil y lleva tiempo. Estas medidas nos ayudan precisamente en eso. Recuerde siempre que todo debe tener un lugar fijo y lo que no lo tenga, debe retirarse. Para ello pueden ser útiles listas de comprobación o programas informáticos que permitan verificar los estándares.

Especialmente cuando varias personas trabajan juntas en equipo, las normas son imprescindibles. Cada una es responsable de una parte.

Ejemplo: en la oficina se puede decidir que todos los archivadores de facturas se coloquen en la estantería metálica galvanizada y que el resto de documentación importante, como documentos de colaboración, datos de clientes, etc., se guarde en la estantería metálica azul. En el taller, los objetos difíciles y voluminosos pueden almacenarse en una gran estantería metálica robusta y las herramientas más pequeñas en la estantería de carga pesada RIVET .

También puede ocurrir que, con el tiempo, se detecte que ciertas directrices deben optimizarse porque las situaciones han cambiado.

Disciplina (Shitsuke) – cumplir y mejorar todos los puntos

La autodisciplina es imprescindible para mantener el orden. Cada persona del equipo debe trabajar de forma constante en sí misma, practicar e intentar cumplir las normas con ayuda de las listas.

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