Produktívabb munka fém polcokkal az irodában

Szanaszét hevernek a papírok az asztalon, a dokumentumok egymásra tornyosulnak a lerakón, és mindenütt irodaszerek vannak széthagyva. Amikor gyorsan felkapnánk az első tollat, hogy lejegyezzünk valamit, az persze nem fog, és hol vannak ilyenkor a Post-it cetlik, amikor tényleg szükség lenne rájuk? KÁOSZ az irodában. Pedig a tiszta, rendezett iroda rendkívül fontos. Ez az Ön vállalkozásának kirakata. Ebben a helyzetben a kisebb irodák különösen hátrányban vannak, mert ott a rendetlenség gyorsabban és feltűnőbben látszik, de legyen szó open office-ról vagy egy kisebb privát helyiségről, az iroda olyan, mint egy térbeli névjegykártya: sokat elárul Önről és a munkastílusáról. A káosz a főnök, a vezető, az üzleti partner vagy az ügyfél szemében megbízhatatlanságot és hozzá nem értést sugall, és nem teremt bizalmat. A produktivitás is csökken, hiszen az nagyban függ az iroda általános hangulatától. Ha folyamatosan fontos dokumentumokat, eszközöket vagy más tárgyakat kell keresni, nem lehet igazán gördülékenyen együtt dolgozni a kollégákkal, ráadásul értékes idő vész el, ami gyorsan frusztrálóvá válik. Szeretnénk 8 hasznos tippet adni, hogyan teremthet rendet az irodában a Regalsystemen von Master Raxn segítségével.

• Válogasson és selejtezzen. A régi dolgokat, például a már nem szükséges dokumentumokat és iratokat, valamint az egyéb irodai kellékeket érdemes átválogatni és kidobni, hogy hely szabaduljon fel. Ebben segíthet a kérdés: mióta nem használta ezeket az anyagokat, és valóban szükség van-e rájuk?

• Jelöljön ki fix helyeket. A munkaanyagoknak és eszközöknek érdemes állandó helyet kijelölni a fém polcokon. Ha valamit használt, mindig pontosan oda tegye vissza, ahová való, így tartható fenn a rend.

• Alakítson ki iratrendezési rendszert. Az átgondolt rendszerezés segít abban, hogy a fontos dokumentumok és iratok gyorsan megtalálhatók legyenek. Ezt különböző színű mappákkal és a mappákban elhelyezett elválasztólapokkal lehet megvalósítani. Csapatmunkánál arra is figyelni kell, hogy a rendszerezés módja a többi kolléga számára is könnyen érthető és követhető legyen.

• Használjon irattartó és archív polcokat. A mappáknak vagy más iratjegyzeteknek nem kell az íróasztalon állniuk, hiszen rendszerezve elhelyezhetők irattartó polcokon is.

• Rendszerezzen használat szerint. Egyes dolgokat gyakrabban használunk, mint másokat, ezért érdemes ezeket használati gyakoriság szerint elrendezni. Amit gyakrabban használ, annak természetesen közel kell lennie és könnyen elérhetőnek kell maradnia. Ebben egy megfelelő rendszerezési megoldás sokat segít.

• Digitális Post-it rövid jegyzetekhez. A papírfelhasználás csökkentése és a környezet védelme érdekében a rövid jegyzeteket ne egy nagy tiszta lapra vagy Post-it cetlire írja, hanem digitalizálja. A Microsoft Office lehetőséget kínál digitális Post-it jegyzetek használatára. Ezek ugyanúgy működnek, mint a hagyományosak, csak nem a monitorra ragadnak, hanem az asztalon találhatók meg. Általánosságban is sokat segít, ha minél több mindent digitalizálunk, így helyet takaríthatunk meg.

• 2 perces szabály. A nagyobb felhalmozódások elkerülése érdekében érdemes a 2 perces szabály szerint dolgozni. Mindent, amit 2 percen belül vagy nagyon rövid idő alatt el lehet intézni, célszerű azonnal elvégezni.

• Készítsen ellenőrzőlistákat. Az ellenőrzőlisták segítenek abban, hogy tudatosan nekilássunk a rendrakásnak. Az emberek a megszokások rabjai, de amíg az új munkarend nem válik rutinná, a checklistek segítenek a lépések automatizálásában.

• Mentális motiváció. Talán ez a legfontosabb: a rend és a tisztaság fejben kezdődik. A mentális hozzáállásnak nagy szerepe van. Például kinyomtathat egy képet az ideális munkahelyéről, és motivációként kiteheti maga mellé.

Azonban nemcsak a rend meghatározó a pozitív irodai légkör szempontjából, hanem a megfelelő irodai polcok kiválasztása, valamint azok elrendezése és a színek is kulcsszerepet játszanak. Érdemes az alábbi szempontokat figyelembe venni:

• Fontos, hogy elegendő mozgástér álljon rendelkezésre. Ha az asztal egyik oldala a falhoz van tolva, könnyen előfordulhat, hogy a másik oldalon aktákkal és mappákkal torlaszoljuk el a teret. A legjobb, ha az íróasztal szabadon áll.

• Érdemes rövid és kényelmes útvonalakat kialakítani a mindennap használt legfontosabb dolgokhoz. Ebben a kisebb iroda tulajdonosa előnyben van, hiszen a távolságok eleve rövidebbek. Ugyanakkor, ahogy korábban is említettük, figyelni kell arra, hogy a gyakran használt eszközök mindig közel legyenek.

• Kellemes fényviszonyokat kell teremteni. A sötét, nehéz polcok vagy a zárt fa szekrények elveszik a fényt a térből. Ennek elkerülésére érdemes könnyű fém polcokat használni. A Master Rax kínálatában archív és irattartó polcok is megtalálhatók visszafogott, kellemes színekben.

• Jó, ha van lehetőség a testtartás váltására, például álló munkaállomás kialakításával. A irodai polcok a Master Rax kínálatából nemcsak modern, elegáns és dekoratív megoldások, hanem a polcok egyedi magasságállítása lehetővé teszi azt is, hogy a polcrendszer akár állóasztalként is használható legyen.

A modern vállalati arculat, például az indusztriális stílus, ma alapvető fontosságú. Nyitott, világos és légies hatást kelt, miközben innovatív, friss és kreatív gondolkodást közvetít. Mindez nemcsak az üzleti partnerekre és ügyfelekre hat tudat alatt, hanem a saját és a kollégák munkavégzésére is. A Master Rax kínálatában olyan fém polc található, amely optimálisan kihasználja a rendelkezésre álló teret, és figyelembe veszi az Ön lehetőségeit, valamint egyedi igényeit. Polcaink segítenek rendet teremteni, és ezzel támogatják az Ön sikerét. Győződjön meg róla személyesen!

Tetszett ez a cikk? Akkor nézze meg blogunkon ezt a bejegyzést is: " Jobb munkahelyi rendszerezés az 5S módszerrel" vagy ezt: "5 tipp a kényelmes home office kialakításához". Ezekben további ötleteket talál arra, hogyan szervezheti meg a munkahelyét, illetve hogyan teheti kényelmesebbé az otthoni munkavégzést.

Ha többet szeretne megtudni rólunk, kövessen minket itt is: Instagram, Facebook, LinkedIn és / vagy Xing.